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              史江教授:電子檔案管理政策解讀與趨勢展望

              2022-06-08

              #01電子檔案管理政策體系基本建立


              近幾年國家陸續發布了有關電子文件、電子檔案管理的法律法規文件,電子檔案管理體系基本建立。


              1、電子檔案管理法規走向完備


              一是《電子公文歸檔管理暫行辦法》, 2018年12月24日發布施行的國家檔案局第14號令。文件打破了以往電子文件在系統里的處理方式。


              二是《國務院關于在線政務服務的若干規定》, 2019年4月26日國務院發布的第716號令。文件明確了電子簽名,電子印章,電子證照和電子檔案的法律效力,為廣泛意義上的電子文件單軌制運行,同時也為建設工程行業工程項目的電子文件單軌制運行掃清了部分障礙,打通了構建建設行業電子文件在線生成、歸檔、移交的生態環境的最后一公里路。


              三是新修訂的《檔案法》,2020年6月20日發布,2021年1月1日起實施。文件專門提到:在來源可靠、程序規范、要素合規的電子檔案和傳統的檔案具有同等的法律效力,為建設項目電子檔案的單套制管理提供了法律支撐。


              2、電子檔案管理配套政策陸續出臺


              一是《黨政機關電子公文處理工作辦法》。中辦、國辦2019年初發布。


              二是《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》。 財政部、國家檔案局2020年3月發布。


              三是《關于收費公路通行費電子票據開具匯總等有關事項的公告》。交通運輸部、財政部、國家稅務總局、國家檔案局2020年4月發布。


              以上政策性文件的發布對檔案部門實現對電子檔案的前端控制提供了政策保障。


              3、電子檔案管理標準密集制定


              規范化是電子文件單軌制運行、電子檔案單套制管理的必備前提。近10年來,國家檔案局發布了多個電子文件、電子檔案管理相關的操作規范。最新的主要是2019年以來發布的幾個標準:


              一是《政務服務事項電子文件歸檔規范》(DA/T 85-2019)。


              二是《黨政機關電子公文歸檔規范》(GB/T39362-2020)。


              三是《電子檔案管理系統通用功能要求》(GB/T 39784-2021)。


              國家層面-技術標準


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              2019年,住建部發布了關于國家標準《建設工程文件歸檔規范》局部修訂的公告。


              1、明確了建設工程編制一套電子檔案并隨紙質檔案一并移交移交的雙套制仍有效;

              2、若電子檔案簽署了具備法律效力的電子印章或電子簽名的,可不移交相應紙質檔案。對建設單位和主管部門來說,電子檔案均具備合法性、經濟性、可共享性和高效性;

              3、電子檔案和電子文件的標準出臺,為城建檔案工作的電子化發展帶來新機;極大的幫助主管部門和企業提高工作效率、響應國家節能減排、綠色建造的號召,為智慧城市建設和大數據建設提供基礎保障。


              國家層面--試點推進


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              2018年,國家檔案局以市政項目、水利工程項目等基礎設施建設項目為試點,逐步推廣電子檔案管理的建設和運用。


              地方層面-以四川省檔案館為例


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              1、地方主管部門積極響應國家檔案建設號召,加快推進檔案信息化建設、確保檔案的完整性、安全新和可共享性;

              2、“雙套制”作為檔案管理從傳統紙質檔案到點子檔案的過度手段,是目前四川作為推進檔案信息化建設的良好方案。


              行業層面--交通運輸


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              交通運輸部辦公廳轉發了國家檔案局關于印發《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的通知。


              1、本《辦法》中明確了電子文件歸檔和電子檔案管理能更好的服務國家建設項目的建設、運行和管理;

              2、真實、完整、可用和安全的電子文件和電子檔案對提供管理效率、促進信息共享和長期保存有明顯的優勢;

              3、《辦法》中明確了政府投資主管部門、行業主管部門應當將電子文件歸檔和電子檔案管理納入項目建設計劃和項目驗收要求;

              4、《辦法》中明確了電子檔案的管理要求、技術要求及信息系統功能要求;表達了項目建設過程中的電子檔案建設是信息化建設的重要組成單元。


              除此之外,“十四五” 期間還將陸續推出了《公務電子郵件歸檔管理規則》、《電子檔案單套制管理一般要求》、《電子檔案證據保全規范》等行業標準。


              #02電子檔案管理試點成果豐碩


              1、企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點


              這幾年,國家檔案局開展了電子文件歸檔和電子檔案管理的試點,相關經驗日益豐富。


              2017年,國家檔案局聯合發改委選定33家企業(第一批)開展企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點,截至2020年12月,共驗收23家,第一批試點工作基本完成。2018年又選定27家(第二批)企業開展企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點,截至2020年12月,共驗收11家。兩批試點累計驗收34家。


              ? 階段性成果&案例--第一批試點驗收


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              第一批電子檔案試點項目主要以市政和基礎設施建設項目為代表,其順利驗收標志著電子檔案從技術上已經成熟可行。


              階段性成果&案例--第二批試點驗收


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              通過與工程建設信息化系統的充分融合,基于工程管理信息化平臺及大數據技術的電子檔案管理已經具備技術能力;對電子檔案在提升工程項目建設過程中的管理效率、綠色建造和節能減排將帶來更多價值。


              2、電子發票報銷入賬歸檔試點


              2019年,國家檔案局與財政部、商務部、稅務總局分2批選定21家單位聯合開展電子發票報銷、入賬、歸檔試點,2020年1月份已驗收7家,2020年12月完成了剩余14家企業的驗收。


              3、電子文件單套歸檔與電子檔案單套管理試點


              2020年,國家檔案局聯合國務院辦公廳電子政務辦公室、國家電子文件管理部際聯席會議辦公室,選擇了30家單位,以電子文件形成與辦理、電子文件歸檔、電子檔案移交接收和長期保存為主要任務,進行試點。試點結束之后,將形成一個電子文件單套歸檔與電子檔案單套管理流程,并對經驗進行總結推廣。


              #03電子檔案管理趨勢展望


              1、進一步完善電子檔案管理保障機制

              主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設,推動檔案全面納入國家大數據戰略,在國家相關政策和重大舉措中強化電子檔案管理要求。


              2、加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收

              著力推進在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求,在業務系統中同步規劃、同步實施電子文件歸檔功能,保障電子文件歸檔工作廣泛開展,切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔。


              3、加快檔案資源數字轉型

              大力推進“增量電子化”,促進各類電子文件應歸盡歸,電子檔案應收盡收;繼續做好“存量數字化”,使電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升。


              4、加速電子檔案系統建設與科技運用

              推進機關、團體、企業事業單位和其他組織建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統。


              加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館(室)建設中的應用,推動數字檔案館(室)建設優化升級。


              加強電子檔案長期保存技術和管理研究,創建科學的可信存儲與驗證體系,保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性,推動電子檔案數據化管理與開發利用。


              電子檔案管理的發展趨勢將從線上填報、線下審批發展成線上填報+審批,資料歸檔方式也將由紙質檔案轉為電子檔案。在當前政策支持,近幾年開始項目基本都會采用線上資料+電子檔案的形式來進行管理。


              #04魯班工程電子檔案管理軟件應用路徑及典型案例


              1、檔案管理現狀


              前期資料填報上,存在表單樣式不統一、填報效率低、進度不直觀、經濟成本高等特點,進而導致資料歸檔時,資料來源分散、歸檔周期長、歸檔進度難控制、資料再利用不便等困難。所以,針對這種現狀和問題,工程電子檔案管理軟件應運而生。


              2、工程電子檔案管理軟件簡介


              電子檔案管理系統是滿足建設項目紙質文件和電子文件收集、整理、歸檔以及電子檔案保管、查詢、利用等服務的整體。系統使用具有合法CA機構認證的電子簽章和電子驗章技術,并可對接各地區的檔案館(局),以促進無紙化辦公和提升檔案信息化為目標。同時工程文件可以和BIM模型進行關聯,實現工程文件歸檔的可視化管理,進一步滿足交通部提出的工程建設和工程資料“同步收集、同步整理、同步歸檔”要求。工程文件將具有無紙化、可視化等特點。


              3、電子檔案系統優勢


              1、規范性

              系統功能框架設計符合國家檔案局電子檔案管理系統要求,進一步規范了檔案管理工作。

              2、便利性

              案卷檔號、封面、案卷目錄、備考表等自動生成,并能夠對檔案進行保管、查詢、統計等服務,實現電子文件的資源共享。

              3、安全性

              建立檔案異質異地安全備份和數據恢復機制,有效保證數據的安全性。

              4、開放性

              與第三方業務系統對接,按照預立卷規則直接收集符合歸檔要求的電子文件。并對電子簽章無效以及錯、漏簽的文件進行標識、退回。

              5、利用性

              按時間和類別統計各類檔案報表,幫助項目管理者準確、快速、實時掌握項目檔案工作情況。

              6、三同步

              對接BIM平臺,對工程文件的收集、整理、歸檔進行可視化管理,進一步實現交通部提出的三同步要求,大大增強了檔案管理的時效性。


              4、社會&行業價值


              在國家政策指引下,未來采用合適的電子檔案管理系統,將會帶來很大的社會價值和行業價值。社會價值方面,將實現資料數字化、推動無紙化辦公,進而實現經濟節約;行業價值方面,未來,資料行業BIM+信息化技術的發展,將提高信息利用率,打造更多示范工程。


              5、實現功能


              權限控制。為業主和各參建單位檔案專職人員分配電子檔案系統登錄權限和功能權限;

              設置檔案分類和文件收集范圍。后臺設置整個項目檔案分類;前端業主和參建單位設置各自的文件收集范圍;

              設置組卷規則。按照檔案分類設置組卷規則,比如:檔號、立卷單位、保管期限、盒裝數量等;

              文件著錄。新增文件信息,比如:文件題名、責任者、文件編號、密級等;

              紙質原文上傳。紙質文件信息錄入后,原文從本地進行上傳、接收;

              電子原文對接。和質檢計量系統對接,采用預立卷規則對質檢評定資料進行快速收集;

              預組案卷。文件排序后組卷并對組卷后的案卷進行鑒定,比如:案卷題名、檔號等。案卷的封面、卷內目錄、備考表自動生成;

              電子簽章。備考表的立卷人和檢查人采用合法CA機構認證的數字證書進行電子簽章;


              魯班軟件基于BIM的業財檔一體化解決方案,在電子簽章、預組案卷、電子原文對接等方面功能顯著。從檔案管理角度來說符合檔案管理的基本規則,同時也契合建設行業里建設工程文件的特征,不論是組卷特征、分類特征還是再利用特征等。


              6、實施案例


              1)江西信江航運樞紐項目打造計量、質檢、電子文檔一體化數字建造平臺。


              該項目電子文檔管理亮點有:1.數字建造形成工程信息大數據。2.一體化電子檔案管理系統實現了資料的可追溯目標。3.電子檔案管理成果顯著。


              江西信江航運樞紐項目—2019年度“交通部科技示范項目”


              平臺使用統計數據:計量支付審批資金約35億元;線上質檢表格累計12萬+份。


              江西信江航運樞紐工程由八字嘴航電樞紐和雙港航運樞紐兩個項目組成,主要工程為3個主體土建標,6個庫區防護標,27個設備類標,投資總概算63.97億元。本項目是《全國內河航道與港口布局規劃》和《江西省“十三五”綜合交通運輸體系規劃》重點項目,也是實現2020年信江III級航道通航的關鍵項目。委托單位是江西省港航建設投資集團有限公司。


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              江西信江航運樞紐項目累計獲得11項省部級獎項:2021年度中國公路學會交通BIM創新獎一等獎;中國建筑業協會第六屆BIM大賽一等獎;第五屆科創杯BIM大賽一等獎;第四屆優路杯BIM大賽金獎等。


              2)自貢市富榮產城融合帶基礎設施建設項目研發應用一體化電子文檔管理系統


              該項目一體化電子文檔管理系統功能創新點有:1.電子簽章具有法律效力;2.線上審批提高管理效率;3.數據可追溯實現質量可控。


              自貢市富榮產城融合帶基礎設施建設項目—打造市政項目BIM+電子檔案的應用標桿


              平臺使用統計數據:質量安全管理3千余處;電子資料填報15萬+份;線上協同人數400+人。


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              項目委托單位為中交自貢城市建設發展有限公司,項目全長24.65km。


              3)廣西荔玉高速公路項目打造超大型公路工程BIM+電子檔案的應用標桿


              該項目貫穿各業務流程的電子文檔管理環節:1.BIM+GIS調度指揮中心;2.質檢計量管理子系統中的電子文檔管理環節;3.電子檔案管理成果顯著。


              電子歸檔統計數據:施工單位錄入電子文件120萬余頁、組卷1萬+卷;系統共錄入影像文件2.8萬張;監理單位錄入電子文件40萬余頁、組卷3823卷、項目公司組卷2369卷。


              本項目路線全長261.6km,項目批復概算230.6億,委托單位為廣西交通投資集團有限公司。獲得獎項榮譽有2項軟件著作權申報,發表核心期刊論文3篇。



              *以上內容整理自中國檔案學會理事、四川省檔案領軍專家、四川大學檔案學系史江教授在《數字時代,BIM+建設工程電子檔案管理趨勢與實施路徑》線上公益講座中的分享內容,由魯班軟件整理發布,轉載請注明來源。



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